אם אנחנו יודעים שהתוכנית תשתנה – אז למה בכלל לתכנן? תכנון דורש זמן, אנרגיה, משאבים. הוא כולל ניתוח נתונים, זיהוי מגמות, פירוק למשימות, בניית לוחות זמנים, תיאום בין ממשקים, מערכות תומכות. הרבה השקעה, שלכאורה עלולה להתפוגג כשנכנסת אי-הוודאות לתמונה. אז למה בכל זאת להשקיע בזה?
דווקא בגלל השינויים התכנון חשוב אפילו יותר. לא כדי לדבוק בכל שלב, אלא כדי לדעת לאן אנחנו מכוונים. התוכנית היא לא יעד שאם לא עמדנו בו אז נכשלנו. התוכנית היא כוכב הצפון.
היא מגדירה את הכיוון, את ה"למה", את המסגרת שבתוכה אפשר להתמודד עם שינויים.
כשמשהו משתנה, וזה יקרה, אנחנו לא נבהלים. אלא שואלים: איך נגיע לאותו יעד בדרך אחרת?
לתכנן מתוך גמישות, לא מתוך אשליית שליטה
תכנון מוצלח לא אומר לתכנן עד רמת הפסיק. להפך, אם ננסה למפות כל פרט מראש, נקרוס. זה לא רק לא אפקטיבי זה מאוד שוחק.
חלק מהאתגר בניהול פרויקטים בסביבה משתנה הוא לדעת איך לייצר מראש מרווחים בתכנון. לא כי "הבלתי מתוכנן" יקרה, אלא כי אי אפשר לדעת מראש מה יתערער, מתי, ואיך זה ישפיע.
יש שמדברים על להשאיר אחוז מסוים מהתוכנית "פתוח", 20% או 30% לבלתי מתוכנן.
בעיניי, זו לא הנקודה. לא צריך לחלק את התקציב או הזמן בין מתוכנן לבלתי מתוכנן. פשוט צריך לבנות את המערכת כך שתוכל לנוע כשצריך
עוד דבר חשוב שעוזר להתאים עצמכם לשינויים זה להשאיר "אבני ייצוב": יכולת להגמיש זמן תגובה, גמישות בתיעדוף, תקשורת פתוחה עם בעלי עניין, מנגנונים קבועים ושגרות לבדיקה ועדכון התוכנית.
כששינוי הוא קבוע, גם הגישה צריכה להשתנות
כדי להתמודד עם שינויים צריך לתכנן אחרת. זה לא תכנון חד-פעמי, אלא תהליך מתמשך.
גישות כמו Agile ו-Design Thinking מלמדות לעבוד בלולאות קצרות: לתכנן, לבדוק, ללמוד, להתאים. לא לחכות לסוף הפרויקט כדי לגלות שהכיוון לא היה נכון.
תכנון בגלים קצרים, נקודות עצירה קבועות לעדכון, אבני דרך שמתעדכנות לאורך הדרך… כל אלה יוצרים גישה שמכירה בשינוי ולא נבהלת ממנו.
היא לא רק מגיבה, היא בנויה מראש כך שתוכל להשתנות.
גמישות מחשבתית וחוסן ניהולי
יותר מכל כלי או שיטה, היכולת להוביל פרויקט בסביבה משתנה תלויה בגישה של האנשים שמובילים אותו.
גמישות מחשבתית היא לא רק היכולת לקבל שינוי אלא לדעת לפעול אחרת כשצריך, בלי להרגיש שזה כישלון.
חוסן הוא לא היעדר משברים אלא היכולת להתאושש מהם מהר, ולהחזיר את הצוות לדרך.
מנהלים שמפתחים גישה כזו יודעים להסתכל על כל שינוי כנקודת בקרה: מה נשאר יציב, מה משתנה, ואיך מתאימים בלי לאבד את כיוון התנועה. הם לא רק מנהלים את הפרויקט הם גם מנווטים אותו בתנאי שטח.
טיפים לניהול פרויקטים באי ודאות:
- התחילו בתכנון שמגדיר כיוון, לא להתעקש לדעת את כל הפרטים מראש
- בנו את התוכנית כך שתוכל להתעדכן לאורך הדרך
- השאירו "אבני ייצוב" , אבני יסוד שיהוו בסיס יציב שיעזור לכם להתמודד כשהשינוי יגיע
- תקשרו כל שינוי מתוך חיבור לכיוון המקורי
- תרגלו חשיבה ב"מה אם", לא מתוך פחד אלא כהכנה ניהולית לגמישות מחשבתית
לסיכום
ניהול פרויקטים בעולם משתנה מחייב אותנו לשנות גישה. לתכנן. לא למרות שיהיו שינויים, אלא בגלל שיהיו שינויים. כדי להגדיר את היעד ולדעת לנווט אליו בכל "מזג אוויר". ככל שנבנה תכנון חכם, נפתח גמישות מחשבתית וניצור מנגנונים אדפטיביים, נוכל להוביל קדימה גם כשאין לנו שליטה מלאה. לא כי הכול ודאי והתפקיד שלנו כמנהלים הוא להתמודד כשחוסר הוודאות מופיעה.
מאמר זה נכתב על-ידי ענבל אהרון, מומחית בטרנספורמציות עסקיות, חווית לקוח ומודלי הפעלה ארגוניים.